다양한 문서 양식을 엑셀로 정리하던 일을 Claude Skills로 자동화한 후기

프로젝트를 진행할 떄 관련 정보를 엑셀로 정리해 DB에 입력하는 업무를 해야할 때가 있습니다.
그런데 프로젝트마다 자료를 전달하는 방식이 제각각이었습니다.

 

한글(HWP) 문서로 전달되면 그나마 다행이었지만, PDF 파일로 오는 경우도 있었고,

심지어 문서를 사진으로 찍어 보내주는 경우도 있었습니다.

 

문제는 문서 형식만 다른 것이 아니었습니다.

같은 정보를 담고 있어도 프로젝트마다 표 구조와 항목명이 조금씩 달랐습니다.

그러다 보니 전달받은 문서에서 필요한 내용만 골라내고, 그 내용을 다시 정해진 엑셀 형식에 맞춰 정리하는 데 많은 시간을 쓰게 됐습니다.

 

작업을 할 때마다 자연스럽게 이런 말이 나왔습니다.

“이번엔 또 형식이 다르네.”

 

예전에도 이 작업을 자동화해보려고 시도한 적은 있었습니다.
하지만 문서마다 표 구조가 너무 달랐고, 공통 규칙을 코드로 깔끔하게 정리하기가 어려워 번번이 실패했습니다.

그러던 중 Claude의 Skills 기능을 알게 되었고, 이 문제를 예상보다 훨씬 깔끔하게 해결할 수 있었습니다.

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Claude Skills가 뭔가요?

Claude Skills를 한마디로 설명하면, Claude에게 내 업무 방식을 학습시켜 두는 기능이라고 볼 수 있습니다.

보통 Claude에게 특정 작업을 시키려면 매번 이렇게 긴 설명을 해야 합니다.

• 이 파일은 어떤 구조인지
• 어떤 항목을 추출해야 하는지
• 어떤 형식으로 정리해야 하는지

예를 들면 이런 식입니다.

“이 파일에서 항목명을 찾아서 필요한 값만 뽑고, 내가 사용하는 엑셀 형식에 맞게 정리해줘.”

 

이런 설명을 매번 반복하는 건 꽤 번거롭습니다.
하지만 Skills를 사용하면 이런 지시를 한 번만 정리해 등록해 두면 됩니다. 이후에는 파일을 올리고 “변환해줘”라고만 입력해도 Claude가 그 기준에 맞춰 처리해줍니다.

 

쉽게 비유하자면:

• 일반 Claude = 처음 만난 아르바이트생 (매번 설명 필요)
• Skills 적용 Claude = 내 업무를 완전히 숙지한 전담 직원 (설명 불필요)

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어떤 문제를 해결했나?

업무를 조금 더 구체적으로 정리하면 아래와 같았습니다.

 

문제 상황:

 

• HWP, DOCX, PDF, JPG 등 다양한 형식의 문서를 전달받음
• 문서의 전체 흐름은 비슷하지만 프로젝트마다 명칭과 배치가 다름
• 필요한 정보를 직접 찾아서 엑셀에 복사/붙여넣기 해야 함
• 반복 작업이 많고, 양식의 공통성이 하나도 없음

원하는 결과:

 

• 파일을 올리면 정해진 엑셀 형식으로 자동 변환
• 새로운 양식이 와도 별도 수정 없이 최대한 자동 처리
• 수작업 시간을 줄이고 실수를 최소화

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어떻게 만들었나?

1단계 - 파일 구조 분석

먼저 Claude와 대화하면서 각 파일 유형의 구조를 분석했습니다.

 

문서마다 형태는 달랐습니다.

어떤 파일은 표가 여러 개로 나뉘어 있었고, 어떤 파일은 표 하나 안에 모든 정보가 들어 있었습니다.

 

PDF는 텍스트 기반도 있었고, 이미지처럼 스캔된 문서도 있었습니다.

하지만 자세히 보면 결국 추출해야 하는 핵심 데이터는 비슷했습니다.

어떤 양식이든 뽑아야 할 데이터: 카테고리 / 세부분류 / 내용 / 기준

 

2단계 - 스킬 설계

Claude Skills는 SKILL.md 파일을 중심으로 만들 수 있습니다.
여기에 Claude가 작업할 때 따라야 할 지시사항을 자연어로 정리해 넣으면 됩니다.

정리한 내용은 대략 이런 식이었습니다.

→ 파일 구조를 어떻게 판단할지
→ 어떤 키워드를 기준으로 양식을 구분할지
→ 각 양식에서 어떤 항목을 추출할지
→ 최종 결과를 어떤 엑셀 형식으로 만들지

 

이 과정의 장점은 복잡한 코드를 직접 짤 필요가 없다는 것이었습니다.
규칙을 전부 하드코딩하는 방식이 아니라, Claude가 문서 구조를 보고 판단할 수 있도록 기준을 잘 정리해 주는 방식이라 새로운 양식이 추가되어도 비교적 유연하게 대응할 수 있었습니다.

3단계 - 두 가지 스킬 제작

최종적으로는 문서 유형에 맞춰 두 개의 스킬을 만들었습니다.

 

① DOCX 변환 스킬 (docx-converter)

• Word 파일(.docx) 입력
• 4가지 양식 자동 감지 (키워드 기반)
• 줄바꿈, 특수문자 등 세부 처리 포함

② PDF 변환 스킬 (pdf-converter)

• PDF 파일 입력
• 텍스트 기반 PDF뿐 아니라 이미지 기반 스캔 PDF도 처리
• Claude가 문서 내용을 읽고 필요한 데이터를 추출
• 여러 페이지에 걸친 항목도 이어서 판단 가능

4단계 - Claude에게 Skills 형태로 제작 요청

위에서 정리한 기준과 예시를 바탕으로 Claude에게 Skills를 만들어 달라고 요청했습니다.
그 결과 업로드 가능한 ZIP 파일 형태로 정리해 주었고, 이를 그대로 등록해서 사용할 수 있었습니다.

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실제로 써보니 어떤가?

기존 방식:

1. 파일 열기
2. 표 내용 확인
3. 엑셀 열고 복사/붙여넣기
4. 형식 맞추기
5. 반복...

Skills 적용 후:

1. Claude에 파일 업로드
2. "xlsx로 변환해줘" 입력
3. 완성된 엑셀 다운로드

파일 한 개 기준으로 수작업 대비 시간이 대폭 줄었습니다. 특히 항목이 많은 파일일수록 효과가 컸습니다.

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Skills의 핵심 장점

사용하며 느낀 Claude Skills의 가장 큰 장점은 아래와 같았습니다.

• 새로운 양식이 들어와도 Claude가 구조를 보고 스스로 판단할 수 있음
• 규칙이 바뀔 때마다 코드를 수정할 필요가 줄어듦
• 예외적인 문서에도 비교적 유연하게 대응 가능
• 코드를 잘 몰라도 대화를 통해 원하는 작업 기준을 설계할 수 있음

저 역시 세세한 구현은 Claude의 도움을 받았고, 저는 어떤 결과가 필요하고 어떤 기준으로 정리되어야 하는지를 설명하는 데 집중했습니다.

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Skills 적용 방법

적용 방법도 생각보다 단순했습니다.

1. claude.ai/customize/skills 접속
2. + 버튼을 눌러 스킬 업로드 선택
3. 만든 ZIP 파일 업로드
4. 이후 채팅에서 파일을 올리고 “변환해줘”라고 입력하거나, /스킬명 형태로 직접 실행

이렇게 등록해 두면 반복 작업을 훨씬 간단하게 처리할 수 있습니다.

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마치며

처음에는 "이게 될까?" 싶었습니다.

파일 양식도 다양하고, PDF는 이미지 기반이라 텍스트 추출도 안 되는 상황이었으니까요.

 

하지만 Claude Skills를 사용해 보면서 느낀 핵심은,
모든 규칙을 딱딱하게 코딩하는 것이 아니라 Claude가 문서를 보고 판단할 수 있도록 기준을 잘 정리해 주는 것이 훨씬 효과적일 수 있다는 점이었습니다.

 

사람이 문서를 읽고 구조를 이해하듯, Claude도 문서를 보고 필요한 정보를 추려내고 원하는 형식으로 정리해 줄 수 있었습니다.

반복적인 문서 정리 업무가 있다면, 이런 방식의 자동화는 한 번쯤 충분히 시도해볼 만하다고 느꼈습니다. 생각보다 훨씬 실용적이었습니다.

 

다만 자동화 결과는 반드시 한 번은 직접 검토하는 것이 좋습니다.
아무리 잘 만들어도 모든 문서를 완벽하게 처리하지는 못할 수 있기 때문입니다.

 

특히 양식이 크게 다르거나 문서 품질이 좋지 않은 경우에는 사람이 마지막으로 확인해 주는 과정이 꼭 필요합니다.